Eerder heb ik een artikel geschreven over eDelivery als Digital Building Block dat de Europese Commissie heeft ontwikkeld als onderdeel van haar strategie om de Digitale Interne Markt (Digital Single Market, DSM) te creëren. Met het bespreken van eInvoicing behandelen we een ander Digital Building Block waarmee de Europese Commissie grensoverschrijdende digitale interacties tussen publieke administraties en, in dit geval, het bedrijfsleven.

eInvoicing speelt een cruciale rol bij het moderniseren en stroomlijnen van zakelijke transacties in heel Europa. eInvoicing, ook wel elektronisch factureren of e-facturatie genoemd, verwijst naar de uitwisseling van factuurdocumenten tussen een leverancier en een koper in een geïntegreerd elektronisch formaat. Dit proces vervangt het gebruik van papieren facturen, vermindert de administratieve lasten, verbetert de efficiëntie en zorgt voor eenvoudigere juridische naleving.

Het Belang van e-facturatie

Met het beleidsmatig inzetten op de implementatie van e-facturatie binnen de EU pakt de Europese Commissie verschillende belangrijke uitdagingen in de digitale economie aan:

Interoperabiliteit: e-facturatie zorgt ervoor dat verschillende IT-systemen in Lidstaten naadloos met elkaar kunnen communiceren. Dit is van vitaal belang voor de integratie van digitale diensten in de hele EU.

Veiligheid: De technische basis van het e-factuur bericht biedt een uitgangspositie voor het ontwikkelen van een veilige infrastructuur voor de uitwisseling van gevoelige financiële informatie, waardoor de gegevens worden beschermd tegen ongeautoriseerde toegang en de vertrouwelijkheid, integriteit en authenticiteit van de verzonden informatie worden gewaarborgd.

Efficiëntie: Met het standaardiseren van de manier waarop elektronische facturen worden uitgewisseld, vermindert e-facturatie de administratieve last, versnelt het betalingsprocessen en verlaagt het de kosten voor publieke administraties en het bedrijfsleven.

Juridische Naleving: het gestructureerde karakter van de e-factuur draagt bij aan het eenvoudiger kunnen voldoen aan de EU-regelgeving en -normen bij het uitwisselen van facturatiegegevens. Het biedt dan ook juridische zekerheid en bevordert daardoor het vertrouwen in digitale transacties.

Technische Architectuur van e-facturatie

Het Digital Building Block e-facturatie is gebaseerd op een reeks technische specificaties en normen die de functionaliteit en interoperabiliteit ervan over verschillende systemen en platforms waarborgen. Deze specificaties worden voornamelijk gedefinieerd door de Europese norm voor elektronische facturatie (EN 16931), die de kernelementen van een elektronische factuur beschrijft.

Core Invoice Model: Dit model definieert het semantische datamodel voor de kernelementen van een elektronische factuur, zodat de essentiële informatie uniform wordt weergegeven in verschillende systemen.

Syntaxen: Verschillende syntaxen worden ondersteund onder de e-facturatie norm, waaronder XML-gebaseerde formaten zoals UBL (Universal Business Language) en UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). Deze syntaxen bieden het gestructureerde formaat voor de gegevens, waardoor geautomatiseerde verwerking mogelijk is. In de praktijk wordt voornamelijk de UBL gebruikt.

Interoperabiliteitskader: Het interoperabiliteitskader zorgt ervoor dat e-facturen die tussen verschillende systemen en landen worden uitgewisseld, voldoen aan gemeenschappelijke protocollen en normen. Dit kader bevat richtlijnen voor berichtenuitwisseling, validatiemechanismen en beveiligingsvereisten.

Europese Wet- en regelgeving over e-facturatie

De Europese Richtlijn 2014/55/EU over elektronische facturatie bij overheidsopdrachten werd aangenomen om de interoperabiliteit en efficiëntie van e-facturatie in de hele Europese Unie te bevorderen. De richtlijn heeft als doel de invoering van een standaard voor elektronische facturen te bevorderen, waardoor de kosten en administratieve lasten voor bedrijven en overheden worden verminderd.

De belangrijkste elementen van de richtlijn zijn:

1. Standaardisatie: De richtlijn vereist de ontwikkeling van een Europese norm voor elektronische facturen, die alle noodzakelijke informatie bevat om te voldoen aan de wettelijke eisen in de Lidstaten.
2. Interoperabiliteit: Door de invoering van een uniforme standaard wordt de uitwisseling van elektronische facturen tussen verschillende IT-systemen en overheidsinstanties in de EU vergemakkelijkt.
3. Efficiëntie: e-Facturatie draagt bij aan de vermindering van fouten, versnelling van betalingstermijnen en verlaging van administratieve kosten.
4. Toepassingsgebied: De richtlijn is van toepassing op alle aanbestedende diensten en instanties op nationaal en lokaal niveau binnen de EU die opdrachten plaatsen.
5. Deadline voor implementatie: Lidstaten moesten de richtlijn uiterlijk op 27 november 2018 hebben omgezet in nationale wetgeving.

De Commissie verlangt dat de Europese norm voor elektronische facturering aan ten minste de volgende criteria voldoet:

– ze is technologisch neutraal,

– ze is verenigbaar met de relevante internationale normen voor elektronische facturering,

– ze heeft aandacht voor de nood aan bescherming van persoonsgegevens in overeenstemming met Richtlijn 95/46/EG, voor een aanpak volgens het concept van „gegevensbescherming door middel van ontwerp” en voor de beginselen evenredigheid, gegevensminimalisatie en doelbinding,

– ze strookt met de desbetreffende bepalingen van Richtlijn 2006/112/EG,

– ze biedt de mogelijkheid hanteerbare, gebruikersvriendelijke, flexibele en kosten-efficiënte systemen voor elektronische facturering op te zetten,

– ze houdt rekening met de speciale behoeften van het midden- en kleinbedrijf en van niet-centrale aanbestedende diensten en aanbestedende instanties,

– ze is geschikt voor gebruik in commerciële transacties tussen ondernemingen.

In Nederland is de Richtlijn getransponeerd in de Aanbestedingswet via het Aanbestedingsbesluit inzake e-facturatie bij overheidsopdrachten. In de Nota van Toelichting van dit Besluit wordt gerefereerd naar de Nederlandse Core Invoice Usage Specification (NL CIUS). De NL CIUS is een nationale aanvulling op de Europese norm en biedt specifieke richtlijnen en vereisten voor elektronische facturen in Nederland. Deze aanvulling zorgt ervoor dat facturen voldoen aan zowel de Europese als de Nederlandse regelgeving en praktijk. De NL CIUS bevordert consistentie en duidelijkheid in facturatieprocessen, en helpt bedrijven en overheidsinstanties bij het effectief implementeren van e-facturatie. De NL CIUS wordt beheerd door het Standaardisatieplatform e-facturatie (STPE).

Met de invoering van de NL CIUS en het stellen van de implementatiedeadline (18 april 2019) voor overheidsorganisaties en aanbestedingsplichtige organisaties, is het fundament gelegd om Nederlandse overheidsinstanties te laten werken met e-facturatie, beginnen bij het efficiënt kunnen ontvangen en verwerken van e-facturen.

Kortom, door de implementatie van Richtlijn 2014/55/EU – in Nederland via aanscherping van de Aanbestedingswet – wordt de digitale transformatie van overheidsopdrachten bevorderd, wat leidt tot verbeterde transparantie en effectiviteit van overheidsuitgaven.

Implementatie van e-facturatie

De implementatie van e-facturatie omvat verschillende stappen en overwegingen, van het opzetten van de benodigde uitwisselingsinfrastructuur tot het waarborgen van naleving van EU-normen en -regelgeving.

Infrastructuur Opzetten: Om e-facturatie van de grond te krijgen dient de nodige technische infrastructuur te worden opgezet. Deze infrastructuur omvat het configureren van software- en hardwarecomponenten om de veilige overdracht en ontvangst van elektronische facturen af te handelen. Hiervoor zijn verschillende open-source en commerciële oplossingen beschikbaar, waarvan het Peppol-netwerk, een eDelivery implementatie, wellicht het meest bekend is.

Integratie met Bedrijfsprocessen: e-Facturatie moet worden geïntegreerd met bestaande bedrijfsprocessen en, afhankelijk van de wens van de gebruiker, met ERP (Enterprise Resource Planning) systemen, inkoopsoftware, financiële software of factuurportalen. Deze integratie zorgt ervoor dat elektronische facturen automatisch kunnen worden gegenereerd, verzonden en verwerkt binnen de workflow van de organisatie.

Naleving Waarborgen: Naleving van EU-regelgeving en -normen is een cruciaal aspect van de implementatie van e-facturatie. Dit omvat naleving van de eIDAS-verordening, die elektronische identificatie en vertrouwensdiensten regelt, en ervoor zorgen dat alle gegevensuitwisselingen voldoen aan de beveiligings- en interoperabiliteitsvereisten van de EU. Organisaties moeten regelmatig hun systemen en processen controleren om voortdurende naleving te waarborgen.

eInvoicing Factsheets

De eInvoicing Country Factsheets bieden actuele voortgangsinformatie over de implementatie van e-facturatie in de Lidstaten, waaronder informatie over het e-factureringsbeleid en e-facturatie platformen die worden gebruikt.

Let Op! De verificatiestatus van de factsheets kan variëren: sommige zijn geverifieerd door landvertegenwoordigers die verantwoordelijk zijn voor eInvoicing, terwijl andere geen officiële goedkeuring hebben ontvangen.

Case Study

Het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV)

Het UWV, de Nederlandse overheidsorganisatie verantwoordelijk voor werknemersverzekeringen, heeft succesvol e-facturatie geïmplementeerd met behulp van het Peppol-netwerk. Deze stap heeft de gehele bestel- en betaalketen geoptimaliseerd.

Implementatie en Voordelen: Sinds e-factureren verplicht is gesteld in hun aanbestedingsprocessen, maakt UWV gebruik van e-facturatie, zowel voor het verzenden als het ontvangen van facturen. Het toegankelijke en gestandaardiseerde formaat van de e-facturatie standaard zorgt ervoor dat alle vereiste velden in facturen consistent worden ingevuld, waardoor naadloze verwerking door boekhoudsoftware mogelijk is. Deze integratie heeft geresulteerd in vrijwel geen verwerkingsfouten en biedt volledige transparantie in uitgaande en binnenkomende facturen.

Operationele Efficiëntie: Met de implementatie van e-facturatie heeft UWV hun order- en facturatieprocessen gestroomlijnd, waardoor maatwerkoplossingen of complexe instellingen overbodig zijn. Deze standaardisatie heeft de soepele uitvoering van ongeveer 150.000 jaarlijkse facturen in verband met het STAP (Stimulering Arbeidsmarkt Positie) programma, dat UWV voor de overheid beheert, gefaciliteerd.

De adoptie e-facturatie bij UWV toont aanzienlijke verbeteringen in efficiëntie, nauwkeurigheid en kosteneffectiviteit in de financiële administratie. Deze casestudy onderstreept de waarde van e-facturatiesystemen bij het verbeteren van operationele workflows en financiële transparantie binnen overheidsorganisaties in Nederland.

Uitdagingen

Hoewel e-facturatie aanzienlijke voordelen biedt, is de implementatie ervan niet zonder uitdagingen. Deze omvatten technische complexiteit, nalevingsproblemen en de noodzaak van brede acceptatie in verschillende sectoren en Lidstaten.

Technische Uitdagingen: Het opzetten en onderhouden van de infrastructuur voor e-facturatie, inclusief de integratie met bestaande ERP-systemen, kan technisch complex zijn. Organisaties moeten investeren in de benodigde technologie en expertise om ervoor te zorgen dat hun systemen veilig en interoperabel zijn.

Regelgevende Naleving: Het waarborgen van naleving van EU-regelgeving, zoals de eIDAS-verordening, vereist voortdurende inspanning en waakzaamheid. Organisaties moeten op de hoogte blijven van wijzigingen in het regelgevende landschap en hun systemen en processen dienovereenkomstig aanpassen.

Acceptatie en Integratie: Brede acceptatie van e-facturatie is cruciaal om het volledige potentieel ervan te realiseren. Dit vereist niet alleen technische gereedheid, maar ook culturele en organisatorische veranderingen. Belanghebbenden in verschillende sectoren moeten de voordelen van e-facturatie erkennen en bereid zijn om te investeren in de implementatie ervan.

e-Facturatie als Real-Time Digitale Rapportagesysteem

Het Europese digitale bouwblok ‘e-facturatie’ staat niet op zichzelf; het is intrinsiek verbonden met bredere wetgevende en regelgevende kaders die gericht zijn op het moderniseren en stroomlijnen van economische activiteiten in de hele EU. Een van de belangrijkste wetgevende initiatieven in deze context is het voorstel voor btw in het digitale tijdperk (ViDA). Dit voorstel onderstreept de cruciale rol van e-facturatie bij het aanpakken van btw-fraude, het vergroten van de transparantie en het vereenvoudigen van belastingprocessen voor bedrijven en belastingautoriteiten.

Het Belang van Btw

Belasting over de toegevoegde waarde (btw) is een belangrijke inkomstenbron voor de autoriteiten van de EU-Lidstaten. Het financiert essentiële openbare diensten zoals scholen, ziekenhuizen, bibliotheken en openbaar vervoer. Btw-fraude en niet-naleving hebben echter geleid tot aanzienlijke inkomstenverliezen. In 2020 verloren de EU-Lidstaten ongeveer € 93 miljard aan btw-inkomsten, waarvan een aanzienlijk deel te wijten was aan grensoverschrijdende btw-fraude. Dit scenario benadrukt de dringende noodzaak van gemoderniseerde btw-regels die gebruikmaken van digitale technologieën om fraude te verminderen en de efficiëntie te vergroten.

ViDA-voorstel: Modernisering van Btw voor het Digitale Tijdperk

Het ViDA-voorstel van de Europese Commissie is gericht op het moderniseren van btw-regels om te profiteren van de digitale transitie. Het voorstel is bedoeld om btw-fraude te bestrijden, belastingnaleving voor bedrijven te vereenvoudigen en het opschalen van mkb-bedrijven binnen de EU te ondersteunen. Het ViDA-voorstel beschrijft drie belangrijke veranderingen:

1. Een Nieuw Real-Time Digitaal Rapportagesysteem Gebaseerd op e-facturatie: Dit systeem stelt de autoriteiten van de Lidstaten in staat om transacties in real time te monitoren, waardoor btw-fraude direct kan worden aangepakt. Naar schatting kan dit systeem de Lidstaten helpen om jaarlijks tot € 11 miljard aan verloren btw-inkomsten terug te vorderen in het komende decennium, terwijl bedrijven jaarlijks € 4,1 miljard aan nalevingskosten kunnen besparen.
2. Bijgewerkte Btw-Regels voor de Platformeconomie: Het voorstel maakt platformeconomie-exploitanten in sectoren zoals korte termijn verhuur (bijv. AirBnB) en personenvervoer verantwoordelijk voor het innen en afdragen van btw wanneer dienstverleners dit niet doen. Deze verandering is bedoeld om een gelijk speelveld te creëren met traditionele aanbieders en de naleving te vereenvoudigen voor mkb-bedrijven en individuele dienstverleners.
3. Een Enkele Btw-Registratie voor Bedrijven die aan Consumenten in de Hele EU Verkopen: Deze maatregel stelt bedrijven in staat om zich eenmaal voor btw-doeleinden te registreren voor de hele EU en hun verplichtingen via een enkel online portaal in één taal na te komen. Naar verwachting zal dit bedrijven, met name mkb-bedrijven, ongeveer € 8,7 miljard aan registratie- en administratieve kosten besparen over een periode van tien jaar.

De Rol van e-facturatie in het ViDA-Kader

Het e-facturatie bouwblok is centraal in het doel van het ViDA-voorstel om de btw-naleving te moderniseren. Door het faciliteren van de veilige en gestandaardiseerde uitwisseling van elektronische facturen, ondersteunt e-facturatie het nieuwe real-time digitale rapportagesysteem. Deze integratie zorgt ervoor dat alle transacties onmiddellijk worden gevolgd en gerapporteerd, waardoor belastingautoriteiten fraude effectief kunnen opsporen en aanpakken.

Voordelen van het Real-Time Digitale Rapportagesysteem Gebaseerd op e-facturatie

1. Verbeterde Transparantie en Fraudeopsporing: De real-time rapportage van transacties via e-facturatie geeft belastingautoriteiten directe inzicht in bedrijfsactiviteiten. Deze transparantie is cruciaal voor het identificeren en bestrijden van btw-fraude, zoals Missing Trader-fraude, waarbij frauduleuze bedrijven het btw-systeem misbruiken om belasting te ontduiken.
2. Vereenvoudigde Naleving voor Bedrijven: De gestandaardiseerde aanpak van e-facturatie vermindert de administratieve last voor bedrijven. Door de noodzaak van meerdere btw-registraties te elimineren en transacties via een enkel systeem te laten rapporteren, kunnen bedrijven aanzienlijke kostenbesparingen en operationele efficiëntie bereiken.
3. Verbeterde Nauwkeurigheid en Consistentie van Gegevens: e-Facturatie zorgt ervoor dat gegevens nauwkeurig en consistent worden vastgelegd in de hele EU. Deze uniformiteit is van vitaal belang voor het handhaven van de integriteit van het belastingssysteem en ervoor te zorgen dat bedrijven voldoen aan de regelgeving.

Aanpak van Btw-Fraude met Real-Time Rapportage

Btw-fraude, met name Missing Trader-fraude, vormt een aanzienlijke uitdaging voor de integriteit van het btw-systeem. Dit type fraude maakt misbruik van het mechanisme waarbij btw niet onmiddellijk wordt geheven op zakelijke transacties van goederen tussen EU-Lidstaten. Fraudeurs kopen goederen zonder btw te betalen en verkopen deze vervolgens binnenlands tegen een lagere prijs, waarbij ze de btw opstrijken in plaats van deze af te dragen aan de autoriteiten.

Het real-time digitale rapportagesysteem gebaseerd op e-facturatie pakt dit probleem aan door belastingautoriteiten onmiddellijk toegang te geven tot transactiegegevens. Door leveringen tussen Lidstaten in real-time te volgen, kunnen autoriteiten snel verdachte activiteiten identificeren en onderzoeken, waardoor frauduleuze schema’s worden voorkomen.

Implementatie- en Integratie-uitdagingen

Hoewel de voordelen van e-facturatie en real-time digitale rapportage aanzienlijk zijn, is de implementatie ervan niet zonder uitdagingen. Deze omvatten:

1. Technische Integratie: Ervoor zorgen dat de e-facturatie systemen compatibel zijn met bestaande IT-infrastructuren in verschillende Lidstaten vereist aanzienlijke technische coördinatie. Dit omvat het harmoniseren van datastandaarden en protocollen om naadloze gegevensuitwisseling te faciliteren.
2. Naleving en Aanpassing: Bedrijven, met name mkb-bedrijven, hebben mogelijk ondersteuning nodig om zich aan te passen aan de nieuwe rapportagevereisten. Dit omvat training en middelen om hen te helpen de bijgewerkte btw-regels en e-facturatie standaarden te begrijpen en na te leven.
3. Gegevensprivacy en Beveiliging: De real-time uitwisseling van transactiegegevens vereist robuuste gegevensprivacy en beveiligingsmaatregelen. Het is cruciaal om ervoor te zorgen dat gevoelige bedrijfsinformatie wordt beschermd tegen ongeautoriseerde toegang om het vertrouwen in het systeem te behouden.

Toekomstige Richtingen en Beleidssteun

Het succes van de implementatie van het ViDA-voorstel en het e-facturatie bouwblok vereist voortdurende beleidssteun en investeringen. Belangrijke aandachtspunten zijn onder andere:

1. Continue Verbetering van Standaarden: Het ontwikkelen en bijwerken van standaarden voor e-facturatie en digitale rapportage om gelijke tred te houden met technologische vooruitgang en de evoluerende behoeften van bedrijven.
2. Financiering en Technische Bijstand: Het bieden van financiële en technische ondersteuning aan bedrijven, met name mkb-bedrijven, om hun overgang naar het nieuwe systeem te vergemakkelijken. Dit omvat subsidies, advisering en adviesdiensten.
3. Samenwerking en Beste Praktijken: Het bevorderen van samenwerking tussen Lidstaten om best practices en geleerde lessen te delen uit de implementatie van e-facturatie en real-time rapportagesystemen. Deze collectieve aanpak kan helpen om gemeenschappelijke uitdagingen aan te pakken en de algehele efficiëntie te verbeteren.

Toekomstige ontwikkelingen

De toekomst van e-facturatie ziet er veelbelovend uit, met verschillende trends en ontwikkelingen die waarschijnlijk de evolutie ervan zullen vormgeven.

Verbeterde Interoperabiliteit: Doorlopende inspanningen om de interoperabiliteit tussen verschillende digitale diensten en platforms te verbeteren, zullen de efficiëntie en effectiviteit van e-facturatie verder verhogen. Dit omvat de ontwikkeling van nieuwe normen en protocollen die naadloze communicatie tussen verschillende systemen mogelijk maken.

Brede Acceptatie: Naarmate het bewustzijn van de voordelen van e-facturatie groeit, zullen meer organisaties in verschillende sectoren en Lidstaten dit bouwblok waarschijnlijk overnemen. Dit zal een robuuster en completer netwerk creëren voor veilige en betrouwbare elektronische gegevensuitwisseling.

Technologische Vooruitgang: Vooruitgang in technologie, zoals blockchain en kunstmatige intelligentie, kan de veiligheid en functionaliteit van e-facturatie verder verbeteren. Blockchain kan bijvoorbeeld extra lagen van veiligheid en transparantie bieden, terwijl AI kan helpen bij het automatiseren en optimaliseren van gegevensuitwisselingsprocessen.

Beleidssteun: Voortdurende steun van EU-instellingen in de vorm van financiering, richtlijnen en regelgevende kaders zal cruciaal zijn voor de voortdurende ontwikkeling en acceptatie van e-facturatie. Dit omvat initiatieven onder het Digital Europe Programme (DIGITAL), dat financiële en technische ondersteuning biedt voor de implementatie van Digitale Bouwstenen.

Conclusie

Het e-facturatie bouwblok is een hoeksteen van de digitale strategie van de EU, waarmee veilige en betrouwbare elektronische gegevensuitwisseling over de grenzen heen mogelijk wordt gemaakt. Door belangrijke uitdagingen met betrekking tot interoperabiliteit, veiligheid en efficiëntie aan te pakken, ondersteunt e-facturatie de bredere doelstellingen van de EU op het gebied van economische integratie en digitale cohesie. Hoewel er uitdagingen zijn bij de implementatie ervan, zijn de voordelen van e-facturatie aanzienlijk, met belangrijke verbeteringen in de efficiëntie en effectiviteit van digitale diensten. Naarmate technologie zich blijft ontwikkelen en de acceptatie toeneemt, zal e-facturatie een steeds belangrijkere rol spelen in de digitale transformatie van Europa.

De integratie van e-facturatie met het ViDA-voorstel vertegenwoordigt een belangrijke stap vooruit in de inspanningen van de EU om de btw-naleving te moderniseren en fraude te bestrijden. Door gebruik te maken van digitale technologieën streeft de EU ernaar transparantie te vergroten, processen te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat bedrijven en belastingautoriteiten efficiënter kunnen opereren.

Het real-time digitale rapportagesysteem gebaseerd op e-facturatie speelt een cruciale rol bij het bereiken van deze doelstellingen en draagt bij aan de bredere doelstellingen van economische integratie en digitale transformatie van de EU. Naarmate technologie blijft evolueren en de adoptie toeneemt, zal e-facturatie een hoeksteen blijven van de strategie van de EU om een eerlijker, efficiënter en digitaal ondersteund economisch landschap te creëren.