Digitalisering is allang geen keuze meer – het is noodzaak. Sinds 2019 zijn overheden verplicht e-facturen te kunnen ontvangen, maar in de praktijk blijkt dat lang niet altijd soepel te verlopen. Op 16 juni 2025 publiceerde RVO de vernieuwde E-factuurwijzer, een praktisch hulpmiddel om overheden inzicht te geven in hun e-facturatieproces. Want zeg nou zelf: wie wil er nog facturen overtypen of fouten corrigeren die een systeem allang had kunnen opmerken?
In deze blog duiken we in de voordelen, de hobbels én de oplossingen van e-facturatie voor decentrale overheden die écht vooruit willen.
Waarom overstappen op e-facturatie via Peppol?
Het verschil tussen XML en PDF: meer dan je denkt
Een veelgehoorde misvatting is dat een PDF-factuur hetzelfde is als een e-factuur. Niets is minder waar. Een e-factuur is een gestructureerd XML-bestand dat automatisch door systemen kan worden verwerkt, terwijl PDF’s nog altijd handmatige controle en invoer vereisen.
De voordelen van échte e-facturen zijn onomstotelijk:
Efficiëntere verwerking: Uit het onderzoek van RVO blijkt dat organisaties met meer dan 21% e-facturen aanzienlijk minder handmatige handelingen hoeven te verrichten. Waar traditionele factuurverwerking nog altijd scan- en herkenprocessen vereist, gaan e-facturen rechtstreeks naar de juiste administratieve systemen.
Drastische foutreductie: XML-facturen bevatten gevalideerde data volgens vaste standaarden. Dit betekent geen verkeerd ingelezen bedragen, geen onduidelijke leveranciersgegevens en geen missing links tussen orders en facturen.
Automatische verwerking via Peppol: Het beveiligde Peppol-netwerk zorgt voor gestandaardiseerde uitwisseling tussen alle aangesloten organisaties. Je factuur komt aan waar deze hoort te komen, wanneer deze moet aankomen.
Verhoogde veiligheid: Peppol hanteert strenge authenticatieprocedures. Leveranciers moeten een ‘Know Your Customer’-proces doorlopen voordat ze facturen kunnen verzenden. Dit voorkomt fraude en zorgt voor een betrouwbare factuurketen.
Compliance met EU-richtlijnen: de toekomst is nu
Met de komende ViDA-wetgeving (VAT in the Digital Age) wordt e-facturatie vanaf 2030 verplicht voor grensoverschrijdende btw-transacties binnen de EU. Door nu in te zetten op Peppol, zijn decentrale overheden alvast voorbereid op deze ontwikkeling en bouwen ze een toekomstbestendig facturatieproces op.
→ Meer weten over e-facturatie en Peppol? Lees hierover via de pagina’s Wat is e-facturatie? en Wat is Peppol?
Wat houdt decentrale overheden nog tegen?
De mythe van hoge kosten en complexiteit
“E-facturatie is te duur en te complex voor onze organisatie.” Dit horen we nog te vaak, maar het onderzoek van RVO toont een ander beeld. Van de 109 onderzochte organisaties geven veel respondenten aan dat ze de voordelen als beperkt ervaren – maar dit komt voornamelijk door drie mislukte aannames:
Aanname 1: “Onze huidige scan-herkenoplossing werkt prima” Ja, je PDF-facturen worden verwerkt. Maar hoeveel tijd kost het nog steeds om foutieve herkenning te ontdekken en te corrigeren? Hoeveel facturen blijven hangen omdat er een komma verkeerd staat of een ordernummer ontbreekt?
Aanname 2: “Leveranciers zonder Peppol kunnen toch niet meedoen” Dit is pertinent onjuist. Leveranciers die niet direct vanuit hun software kunnen e-factureren, kunnen gebruik maken van portalen of e-mail met XML-bijlagen. Het aanbieden van meerdere kanalen maakt de overstap juist laagdrempeliger.
Aanname 3: “De instapkosten zijn torenhoog” De werkelijkheid is dat veel administratieve software al Peppol-functionaliteit heeft ingebouwd. Voor organisaties die starten met e-facturatie zijn er zelfs gratis portaaloplossingen beschikbaar.
Leveranciersonboarding: minder ingewikkeld dan gedacht
Het onderzoek toont aan dat onboarding van leveranciers die al kunnen e-factureren eigenlijk minimale inspanning vergt van beide kanten. Het is een misverstand dat alleen grote partijen kunnen e-factureren – als e-facturatie in de software zit, is de inspanning voor de leverancier minimaal, ongeacht de grootte.
De slimme aanpak? Start met leveranciers die veel facturen sturen én al kunnen e-factureren. Dit levert snel meetbare resultaten op. Wil je weten welke leveranciers zijn aangesloten op het Peppolnetwerk?
→ Bekijk het Peppol.nu adresboek. Als een leverancier staat geregistreerd als ontvanger, dan is de stap om deze te benaderen en te vragen om ook e-facturen te sturen een stuk kleiner. Vaak kunnen deze partijen dit al.
Praktische oplossingen uit de E-factuurwijzer
De vijf bouwstenen voor succes
RVO’s E-factuurwijzer introduceert een praktisch raamwerk van vijf bouwstenen die samen zorgen voor succesvolle e-facturatie:
1. Organisatorische randvoorwaarden Begin met draagvlak. Breng financiën, inkoop en applicatiebeheer samen om na te denken over hoe jullie de voordelen van e-facturatie kunnen benutten. Zonder interne steun blijft elke technische oplossing een dure pleister.
2. Kennisniveau Zorg dat je team snapt wat ze doen. Organiseer specifieke training voor crediteurenmedewerkers, inkopers en bestellers. Iedereen moet begrijpen dat een e-factuur er anders uitziet dan een PDF, maar wel dezelfde informatie bevat.
3. Procesinrichting Combineer e-facturatie met een goede inkooporderadministratie. De voordelen worden exponentieel groter wanneer facturen automatisch gematcht kunnen worden met bestellingen (3-way-match).
4. Technische voorwaarden Kies software die aansluit bij jullie IT-landschap én toekomstdoelen. Niet alle softwareleveranciers hebben dezelfde innovatiekracht – neem dit mee in je selectie.
5. Externe communicatie Ontwikkel een doordachte onboardingstrategie. Communiceer helder met leveranciers over wat je verwacht en waarom e-facturatie voordelig is voor hen.
Leveranciers meenemen: de praktische aanpak
Het onderzoek laat zien dat organisaties met meer dan 21% e-facturen een gerichte onboardingstrategie hanteren:
- Start met de laaghangende vruchten: Leveranciers met veel facturen die al kunnen e-factureren
- Gebruik rijkscontracten: Veel leveranciers hebben al rijkscontracten met e-facturatie-verplichtingen
- Benader systematisch: Kleinere leveranciers die kunnen e-factureren zijn vaak enthousiast
- Bied ondersteuning: Voor partijen die niet kunnen e-factureren maar wel veel facturen sturen
→ Hebt u hulp nodig bij het onboarden van leveranciers, neem contact met ons op via of neem contact op via ons webformulier en vraag naar de mogelijkheden.
Veelvoorkomende valkuilen en hoe je ze voorkomt
Valkuil 1: Verkeerde aannames over factuurformaten
Het probleem: Teams denken dat elke digitale factuur een e-factuur is. De oplossing: Investeer in goede voorlichting. Een PDF via e-mail is nog steeds een PDF. Alleen XML-gestructureerde bestanden zijn echte e-facturen die automatisch verwerkt kunnen worden.
Valkuil 2: Onderschatting van EAN-codes en factuurroutering
Het probleem: Facturen komen niet aan of belanden bij de verkeerde afdeling. De oplossing: Zorg voor actuele, schone stamgegevens van leveranciers. Publiceer jullie Peppol-ID (meestal het OIN-nummer) duidelijk op de website en in communicatie met leveranciers.
Valkuil 3: Te weinig aandacht voor de menselijke factor
Het probleem: Medewerkers ervaren e-facturatie als extra werk in plaats van als verbetering. De oplossing: Besteed actief aandacht aan verandermanagement. Leg uit hoe e-facturatie het werk uiteindelijk makkelijker maakt en er meer tijd komt voor belangrijke andere taken.
De kracht van slimme boekhoudsoftware
Moderne administratiesoftware kan veel meer dan alleen e-facturen ontvangen. Zoek naar oplossingen die:
- Meerdere kanalen ondersteunen (Peppol, e-mail, portalen)
- Geavanceerde validatie toepassen op inkomende facturen
- Automatische matching mogelijk maken op regelniveau
- Status- en retourberichten (IRM) ondersteunen voor betere leverancierscommunicatie
→ Bent u benieuwd welke boekhoudsoftware Peppol connectiviteit hebben voor het uitwisselen van e-facturen? Bekijk onze Peppol.nu leveranciersvergelijker.
Wat levert e-facturatie concreet op?
Meetbare tijdbesparing door automatisering
Organisaties die de overstap hebben gemaakt, rapporteren consistent over dezelfde voordelen:
50% van respondenten geeft aan dat e-facturen sneller in de administratie worden opgenomen. 44% ervaart minder handmatige handelingen en 28% ziet dat e-facturen sneller worden goedgekeurd.
Maar de échte winst zit in de details: geen facturen meer overtypen, geen onduidelijke bedragen interpreteren, geen zoeken naar ontbrekende ordernummers.
Hogere compliance en minder auditdruk
E-facturen via Peppol creëren een automatisch audittrail. Elke stap in het proces wordt gelogd, van verzending tot verwerking. Dit betekent:
- Minder handmatige controles tijdens audits
- Betere compliance met interne en externe regels
- Transparante processen die makkelijk te verantwoorden zijn
Verbeterde samenwerking met leveranciers
Door leveranciers te ondersteunen bij de overstap naar e-facturatie, positioneer je je organisatie als een moderne, professionele samenwerkingspartner. Leveranciers waarderen de snellere verwerking en duidelijke communicatie over factuurstatussen.
Voorbereiding op toekomstige EU-regelgeving
Met ViDA op komst en toenemende digitalisering binnen Europa, investeer je niet alleen in vandaag, maar ook in morgen. Organisaties die nu starten met Peppol, zijn straks klaar voor:
- E-orders en geautomatiseerde inkoopprocessen
- E-tijdkaarten voor dienstverlening
- Grensoverschrijdende e-facturatie binnen de EU
→ Benieuwd wat grensoverschrijdende e-facturatie voor u inhoud en waarom hier op wordt ingezet? Lees onze blogpost ‘Een nieuw tijdperk voor Europese BTW’.
Slim digitaliseren begint met Peppol
E-facturatie via Peppol is geen technische gimmick, maar een strategische stap richting een efficiëntere, veiligere en compliance organisatie. Het onderzoek van RVO toont glashelder aan: organisaties die e-facturatie op grote schaal toepassen, ervaren aanzienlijke verbeteringen in hun dagelijkse processen.
De E-factuurwijzer biedt niet alleen theorie, maar concrete handvatten gebaseerd op ervaringen van verschillende decentrale overheden. Van gemeenten zoals Zutphen en Bergen op Zoom tot provincies en waterschappen – allemaal hebben ze dezelfde reis gemaakt van traditionele factuurverwerking naar geautomatiseerde e-facturatie.
De boodschap is helder: Wacht niet tot morgen. De technologie is er, de standaarden zijn vastgesteld, en je leveranciers zijn er klaar voor. Voor finance- en IT-managers die écht verschil willen maken: dit is jullie kans om een proces te transformeren dat iedereen dagelijks raakt.
Start vandaag met het optimaliseren van je facturatieproces – voor jezelf, je organisatie én je leveranciers. Want zoals één van de respondenten in het onderzoek treffend opmerkte: “De voordelen kunnen nog groter zijn als het volledige Purchase-to-pay proces geautomatiseerd wordt. Dat heeft onze voorkeur.”
Klaar om te starten?
Download de E-factuurwijzer direct via RVO.nl of bekijk via Peppol.nu welke Peppol-dienstverleners geschikt zijn voor jouw organisatie.