ViDA Nederland: Wat betekent verplichte e-facturatie voor uw organisatie?
Wat is ViDA precies?
ViDA staat voor “VAT in the Digital Age” en is een EU-breed initiatief om BTW-fraude tegen te gaan en de administratieve lasten te verminderen. Het pakket werd op 11 maart 2025 officieel goedgekeurd door de EU Ecofin en moet door alle lidstaten worden geïmplementeerd.
De kernvereisten zijn helder:
- Alle grensoverschrijdende EU-handel moet elektronisch worden gefactureerd
- Real-time rapportage aan de belastingdienst wordt verplicht
- Gestandaardiseerde XML-formaten vervangen traditionele PDF-facturen
- Beveiligde netwerken zoals Peppol worden de norm
Impact op Nederlandse ondernemers
Van vrijwillig naar verplicht
De overgang van vrijwillige naar verplichte e-facturatie transformeert een niche-markt naar een mass-market. Naar schatting moeten meer dan 180.000 bedrijven met EU-handel voor 2030 volledig compliant zijn.
Dit betekent dat ondernemers die e-facturatie tot nu toe als “nice to have” beschouwden, binnen 5 jaar een werkend systeem moeten hebben. De praktische gevolgen zijn aanzienlijk:
Praktische veranderingen voor ondernemers
Nederlandse beleidskeuzes
Op 26 juni 2025 heeft de minister van Financiën een Kamerbrief naar de Tweede Kamer gestuurdover de implementatie van de Richtlijn Btw in het digitale tijdperk (ViDA). Nederland heeft nog belangrijke beleidsbeslissingen te nemen die de implementatie zullen beïnvloeden:
Nationale uitbreiding
Het kabinet moet beslissen of e-facturatie ook verplicht wordt voor puur Nederlandse B2B-handel, of dat Nederland zich beperkt tot de EU-verplichting. Deze keuze beïnvloedt de marktomvang aanzienlijk.
Infrastructuurkeuzes
Nederland kan ondernemers volledige vrijheid geven in hun digitale infrastructuur, of specifieke systemen voorschrijven zoals Peppol. Deze beslissing bepaalt welke technieken ondernemers moeten implementeren.
Beleidsontwikkeling
Nederlandse regering ontwikkelt implementatieplannen. Internetconsultatie verwacht najaar 2025.
Wetgevingsproces
Nederlandse wetgeving wordt behandeld door de Tweede Kamer. Technische standaarden worden vastgesteld.
Implementatiefase
Intensieve voorbereidingsperiode voor ondernemers. Grootschalige uitrol van e-facturatie-systemen.
Voorbereiden: wat kunnen ondernemers nu al doen?
Inventarisatie huidige situatie
Begin met een assessment van uw huidige facturatieprocessen:
- Welke percentage van uw handel is grensoverschrijdend?
- Welke software gebruikt u voor facturatie en BTW-administratie?
- Kunnen uw belangrijkste leveranciers al e-factureren?
- Welke interne expertise heeft u beschikbaar?
- Maakt u gebruik van de diensten van een boekhouder of accountant
Vroege adoptie overwegen
Indien u veel grensoverschrijdende handel heeft, kan vroege adoptie voordelen bieden:
- Operationele voordelen van geautomatiseerde facturatie
- Concurrentievoordeel bij EU-klanten
- Meer tijd voor implementatie en training
- Spreiding van investerings- en trainingskosten
Hulp nodig bij ViDA-voorbereiding?
Solventis helpt organisaties bij digitalisering van bedrijfsprocessen en compliance met nieuwe regelgeving.
Neem contact opUitdagingen en risico's
Implementatierisico's
Ondernemers moeten rekening houden met verschillende risico’s:
- Technische standaarden: Specificaties kunnen nog wijzigen tussen nu en 2030
- Leveranciersbeheer: Niet alle leveranciers zijn even snel met implementatie
- Kosten: Initiële investering in software en training kan aanzienlijk zijn
- Complexiteit: Integratie met bestaande systemen kan uitdagend zijn
Tot slot
De Nederlandse ViDA-implementatie biedt zowel uitdagingen als kansen. Voor ondernemers betekent het een verplichte maar ook waardevolle modernisering van hun administratieve processen.
Succesfactoren:
Heeft u vragen over ViDA-implementatie? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.