Als leverancier van de Rijksoverheid of van medeoverheden zul je er vast wel eens van gehoord hebben: e-facturatie. Maar wat is nu een e-factuur? En, ook belangrijk, wat wordt niet gerekend tot e-factuur.
Er bestaan momenteel talloze definities om de elektronische factuur, ofwel e-factuur, te beschrijven. Al deze definities zijn ontstaan doordat er enerzijds een behoefte is aan het eenvoudig duiden van een in de basis technisch fenomeen. Anderzijds, worden er bewust of onbewust nog veel foutieve definities van de e-factuur gebruikt.
Wat is een e-facturatie volgens de Europese Commissie?
Elektronisch factureren, oftewel e-facturatie, is het uitwisselen van elektronische factuurdocumenten tussen leveranciers en kopers. Een e-factuur is een gestructureerde factuur die automatische en elektronische verwerking mogelijk maakt, conform Richtlijn 2014/55/EU.
Een gestructureerde e-factuur bevat machineleesbare gegevens van de leverancier, die zonder handmatige invoer automatisch kunnen worden geïmporteerd in het Account Payable (AP) systeem van de koper.
In vergelijking met papieren facturen hebben e-facturen drie belangrijke voordelen:
- Ze bevatten alle benodigde gegevens in een gestructureerd formaat.
- Ze vereisen geen handmatige invoer, waardoor tijd en moeite worden bespaard.
- Ze zijn efficiënter te behandelen en te archiveren dan papieren facturen.
eInvoices zijn niet:
- Ongestructureerde PDF- of Word-documenten.
- Afbeeldingen van facturen, zoals JPG of TIFF.
- Ongestructureerde HTML-facturen op websites of in e-mails.
- Gescande papieren facturen.
Het gebruik van eInvoices vereist:
- Het correct structureren van de eInvoice.
- Het overbrengen van de eInvoice van het systeem van de verkoper naar dat van de koper.
Interne Markt, Industrie, Ondernemerschap en MKB (DG GROW).